“La 25e Heure”chronique et résumé du livre

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Phrase résumée de« La 25e Heure: les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent»: destinés à tous ceux qui souhaitent gagner en productivité pour se dégager du temps et mener des objectifs personnels ou professionnels.Ce livre donne des astuces pour augmenter ses performances d’organisation, de concentration et accélérer certaines tâches.

Par de Guillaume Declair , Bao Dinh , Jérôme Dumont, 2017, 210 pages.

AGV-Couverture « La 25e Heure»
Introduction « La 25e Heure: les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent»

Chronique et résumé de“La 25e Heure: les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent »

Dans son livre « La 25e Heure : les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent », les auteurs Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont partagent leurs connaissances et compétences développées à travers leurs expériences personnelles et de personnes de leur entourage sur les moyens de booster leur productivité afin qu’ils puissent se concentrer sur l’essentiel.

En première partie, les auteurs introduisent le contexte et les raisons pour lesquelles ce livre existe. Ensuite, le livre se découpe en 3 parties qui permettent de booster sa productivité par l’organisation, la concentration et l’accélération de certaines tâches répétitives, rébarbatives ou longues. La dernière partie porte sur la manière d’utiliser ce temps gagné. 

Partie I de la 25e Heure “Avant de commencer”

La vie est courte. La productivité est un moyen pour en profiter au maximum et par conséquent faire ce qui nous rend vraiment heureux. 

Nous travaillons de plus en plus car, notre niveau de vie et de consommation a augmenté à travers les siècles. Les cadres travaillent ainsi de plus en plus pour entretenir leur niveau de vie. Or, les méthodes de travail actuelles utilisées (réunion, open-space, …) nuisent à leur efficacité. C’est pourquoi, les nouvelles technologies doivent permettre de libérer du temps en les utilisant pour les tâches les plus rébarbatives afin de se concentrer sur son cœur de métier. Il faut donc apprendre à devenir paresseux en se posant une question « qu’est-ce que je peux changer dans ma façon de travailler pour éviter de me trouver dans cette situation la prochaine fois ? ». Ces actions seront longues à mettre en place et graduelles. Elles nécessiteront de la discipline au quotidien pour voir un changement majeur sur votre travail à long terme.

Selon les auteurs, l’équation de la productivité repose sur la formule suivante :
Le travail accompli c’est égal au Temps passé x Intensité de concentration x Rapidité d’exécution.

Partie II de la 25e Heure ” S’organiser”

« La productivité… C’est choisir ses batailles en fonction des objectifs qu’on s’est fixé ». 

Tous les jours, quel que soit votre job, de nouvelles tâches vous sont assignées et s’ajoutent progressivement à votre liste d’origine à force de dire oui à tout soit parce que vous n’avez pas défini clairement vos objectifs personnels ou par peur de vexer vos interlocuteurs. Pour maintenir une capacité de travail stable, il est nécessaire de garder en tête ses objectifs lorsque vous répondez oui, car la tâche doit être en lien avec vos objectifs et elle est vue comme une opportunité. Ainsi, il faut expliquer un minimum la ou les raisons de dire non que de faire une tâche qui vous est inutile. Ne donnez pas une excuse qui laisse la porte ouverte.

Pour garder mes objectifs en tête, je les ai marqués sur un papier que j’ai collé sur mon bureau. Chaque jour, ces objectifs sont devant moi et me rappellent mes principales missions.

Pour accepter avec pertinence une réunion, demandez vous si votre présence aura un impact significatif ou non ? ou s’il n’est pas possible de la transformer en discussion 1 à 1 de 3 minutes.

To do list : de nombreuses tâches sont à accomplir et vous polluent l’esprit. La meilleure solution est de stocker les tâches sur une mémoire externe : la to do list. Écrivez de manière systématique ses tâches ou idées de façon précises pour faciliter la compréhension le moment venu quel que soit le support (papier ou informatique) permet de s’engager vis-à-vis de soi-même et de faire un premier pas vers la réalisation. Sur cette liste, si une tâche prend moins de 2 minutes, faites là tout de suite.

Au travail, j’ai un cahier où je note les tâches au quotidien. Après, je préfère utiliser l’application Evernote qui me permet de synchroniser cette liste sur mon téléphone et mon PC.

Avant tout, commencez votre journée par les tâches passives car elles exigent une action de votre part pour les amorcer comme les tâches déléguées, tâches à délai réalisée par quelqu’un d’autre. 

Déléguer : Pour déléguer efficacement, il est nécessaire de former et accompagner la personne qui sera en charge de la tâche pour gagner du temps par la suite. Pour des tâches éloignées de vos compétences ou des tâches répétitives mais non automatisable, il est possible de faire appel à des professionnels pour les réaliser moyennant rémunération. 

Ensuite, vous pouvez vous attelez à vos tâches actives en parallèle.

Tout d’abord, priorisez : lorsque vous commencez votre journée, identifier les 3 tâches importantes à effectuer absolument dans la journée et se bloquer du temps pour les réaliser. Définissez une durée pour les terminer, les placer dans votre agenda et tenez vous y. Commencez par la plus difficile en combattant la procrastination. Lancez-vous, amorcez la tâche et une fois dans l’action, tout sera plus facile.Profiter enfin du temps hors connexion (sans réseau) pour avancer sur les sujets prioritaires.

J’identifie mes tâches chaque jour, mais la majorité du temps, je n’arrive qu’à en faire maximum 2 tâches. Je sais qu’il faut je m’améliore sur ce point, car j’ai souvent des sollicitations sur le terrain qui ne permettent pas de clôturer mes tâches.

Découpez votre projet en sous tâches motivantes (technique de l’échelle) en les inscrivant sur votre to do list.
Imposez vous un délai pour rendre votre projet et planifier des loisirs ou sorties agréables pour ne pas vous éterniser au bureau plusieurs fois/semaine.

Rendez des tâches répétitives, ennuyante et à faible valeur ajoutée plus agréables et attrayantes. Réalisez l’action en groupe, écouter de la musique ou transformer la tâche en challenge, en faisant en sorte de l’automatiser une bonne fois pour toute.

Personnellement, il m’arrive d’écouter de la musique sur des dizaines de dossiers répétitifs à faire.

Partie III de la 25e Heure ” Se concentrer”

Aujourd’hui, notre environnement de travail permet plus d’interruption par le développement des open-space, la démocratisation des ordinateurs et smartphones créant un bombardement de contenus informatiques. Ainsi, l’alternance de tâches donne l’illusion d’être productif, mais il en est rien.

Mais alors que faut-il faire pour mieux se concentrer ?

  • Se protéger des « mangeurs de temps car un travail morcelé demande plus d’énergie.
  • Une seule tâche à la fois, et même un seul onglet ouvert afin d’être 100 % disponible.
  • Chasser les pensées parasites en les écrivant sur une to do list.
  • Utiliser des outils informatiques qui vont se souvenir à votre place de relancer les personnes ou programmer l’envoi d’un e-mail à la date et l’heure de son choix.
  • Avoir une boite d’e-mails vide régulièrement. Archivez donc vos e-mails quand cela ne demande aucune action de votre part ou après avoir répondu à un e-mail qui ne demande pas d’action de votre part. Si vous n’avez pas le temps de répondre et de faire l’action, inscrivez là sur votre to do list.
  • Pour garder l’esprit apaisé, avoir un bureau virtuel et physique rangé en mettant en place une routine hebdomadaire.
  • Protégez vous des médias et réseaux sociaux en s’empêchant d’y accéder pour éviter d’y rester longtemps. Il existe des outils informatiques de blocage de connexion et des outils de ‘packaging’ qui permettent de mettre de contenus de côté pour les lire plus tard. 
  • Isolez-vous au maximum en mettant des écouteurs avec de la musique simple, sans paroles et instrumentale (lutte contre les interruptions et favorise la concentration) pour boucler votre projet. Travaillez en dehors de votre bureau (café, parc, …) ou encore plus radical partir loin plusieurs jours. La bulle permet de ressentir une satisfaction intense, plus de joie et d’être plus performant.
  • Utilisez la communication asynchrone lorsque vos interlocuteurs ne sont pas obligés de se répondre immédiatement comme les e-mails, sms,…Réservez votre téléphone pour les vraies urgences et les sujets complexes qui ne peuvent être réglé par emails.
  • Désactivez les notifications que vous souhaitez, bloquer les contenus indésirables (vidéos, publicités,…) grâce à un adbloker sur son navigateur et se désinscrire des newsletters inutiles.

J’utilise la méthode Inbox zéro qui m’a permis de gagner du temps lors de la consultation de mes e-mails. J’ai ajouté des consignes de rangement et de couleur selon la personne et donc cela attire mon attention sur les mails importants.
Je crée également ma bulle en enlevant internet sur mon téléphone afin d’éviter les notifications parasites et j’écoute de la musique d’ambiance pour m’isoler des autres dans l’open space afin de me concentrer sur ma tâche.

Partie IV de la 25e Heure “Accélérer”

Accélérer sa vitesse d’exécution en 4 étapes grâce à la méthode FAST

Les bases (Fundamentals)

Mettre une base solide pour gagner du temps sur ses futures tâches.La préparation est tout aussi importante que l’exécution de la tâche. Il faut donc se reposer, faire du sport, se caler sur son horloge biologique, avoir du bon matériel et utiliser Google.

L’automatisation (Automation) 

Laissez votre ordinateur :

  • Remplir les formulaires et retenir les identifiants et mots de passe.
  • Traiter les e-mails en mettant en place des filtres selon l’action demandée (personnes importantes, réponse automatique, décliner des invitations de réunions ou supprimer certains mails inutiles).
  • Gérer votre process pour connecter vos applications ( Ex : Zapier).
  • Utilisez l’intelligence artificielle à travers la reconnaissance vocale, car nous parlons deux fois plus vite que nous tapons sur le clavier.

L’accélération ( Speed) 

Accélérez les actions manuelles.

  • Vitesse d’écriture : 
    • Accélérez votre vitesse en d’écriture en vous entraînant par le biais d’applications gratuites (moyenne française 30 mots/min).
    • Enregistrez des phrases souvent répétées pour les replacer par des abréviations.
    • Créez et enregistrez des modèles types de mails souvent répétés pour pouvoir les utiliser au quotidien.
  • Vitesse de lecture : 
    • Ne pas subvocaliser.
    • Accélérer son regard pour diminuer les points d’arrêts sur chaque ligne pour de la lecture de documents de travail un peu rébarbatif uniquement.
  • Navigation : ne plus utiliser sa souris. Apprenez les raccourcis claviers.
    • E-mails : bien choisir ses mots-clés sur l’objet du mail.
    • Fichiers : nommer votre fichier en commençant par la date AAAAMMJJ puis des mots-clés.
    • Web : utiliser par exemple les guillemets pour effectuer une recherche exacte « ….. » dans les moteurs de recherche.
  • Une réunion sert principalement à prendre une décision nécessitant l’avis de plusieurs personnes, à faire un brainstorming. Mais également , elle peut donner de l’énergie ou servir à annoncer une décision difficile.
    Pour faire une réunion efficace, annoncez un ordre du jour et un objectif clair pour l’atteindre en fin de réunion avec des décisions prises et un plan d’actions. Ensuite, au moment de la réunion, appliquez le zéro retard, aucun écran ouvert, 6 personnes maximum durant 30 minutes. 

Loi de Pareto ( Twenty-Eight Rule)

Selon la Loi de Pareto  : 20 % des efforts pour 80 % des impacts. Par conséquent, il est nécessaire de :

  • Se concentrer sur son cœur de métier .
  • Aller à l’essentiel pour ne pas s’attarder sur les détails.
  • Posez-vous cette question “Si vous ne deviez travailler que 2 heures par jour, quelle tâche serait véritablement essentielle ?”.

Partie V de la 25e Heure “Que faire de cette 25e heure”

Vous être libre d’utiliser ces gains de productivité comme vous le voulez. Il est possible d’augmenter votre niveau de vie en travaillant plus ou bien de transformer ces gains en temps libre. La seule question à vous poser est « Est-ce que si je fais cela, je serai plus heureux ? ».

Conclusion sur « La 25e Heure: Les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent» : 

Ce que j’ai pensé de« La 25e Heure : Les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent » :

D’une part, lorsque l’on veut améliorer sa productivité, cela prend du temps de mettre en place ses petites actions au quotidien pour y voir des progrès significatifs à long terme. D’autre part, booster sa productivité nécessite de connaître vos raisons personnelles de ce changement et de vous fixer un objectif qui vous tient à cœur pour que cela réussit.

J’ai beaucoup apprécié ce livre, car il donne des astuces et conseils facilement applicables pour certains. À sa lecture, j’ai découvert que j’avais de mauvaises habitudes et qu’il me fallait donc améliorer ma productivité pour me libérer du temps personnel.
Être productif n’est pas inné. Cela s’apprend et nécessite une discipline à laquelle il ne faut pas déroger.

En revanche, je lui reprocherais d’oublier de prendre en compte la culture des entreprises françaises. En effet,cela peut être un frein au développement de ces astuces et conseils. 

L’autre reproche que je peux faire est qu’il s’adresse uniquement au personnel de bureau. Il est possible de gagner du temps par des astuces qui ne nécessitent pas de nouvelles technologies pour les personnes de terrain.

Points forts du livre« La 25e Heure: Les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent»

  • Livre facile à lire, bien structuré, décomposé de façon logique et facile de compréhension grâce à un vocabulaire accessible à tous.
  • Exemples et outils mentionnés et utilisés par des startups.
  • Une réflexion sur le but l’application de ces conseils. Il est question notamment de la recherche du bonheur.

Points faibles« La 25e Heure: Les Secrets de Productivité de 200 Startuppers qui Cartonnent»

  • Tout n’est pas réalisable : de bons conseils et astuces, mais difficilement applicables pour certains car cela dépend de la situation de travail de chacun.
  • À lire pour les personnes qui travaillent dans un bureau uniquement.

En conclusion, je recommande de lire ce livre pour connaitre et essayer les techniques modernes pour booster votre productivité. La vie est courte et la retraite est de plus en plus éloignée alors maximisez vos chances de pouvoir profiter plus de votre vie.

Plus de commentaires sur le livre ici.

Et vous, quelles astuces utilisez-vous pour booster votre productivité au quotidien ?

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